เข้าใจง่าย ๆ กับระบบ ERP

ถ้าให้แปลให้ง่ายๆ ก็คือระบบการจัดการหลังบ้านและหน้าบ้านของบริษัท

ปัจจุบันที่บริษัทผมก็ใช้ระบบ ERP มาได้ร่วม 4-5 ปีแล้ว

มีหลายคนโทรมาปรึกษาผมเรื่องนี้พอเห็นผมเริ่มใช้ เลยเอา know-how ของสิ่งที่ได้ทำบวกกับมุมมองมาเขียน เผื่อเป็นประโยชน์นะครับ:

1.ERP มีหลายค่าย:

จะเลือกระบบอะไร ยอมเสียเงินซักหน่อยจ้างผู้เชี่ยวชาญหรือบริษัทมาช่วยสแกนภายในบริษัทเราให้ก่อนว่าเราเหมาะกับระบบอะไร อย่าฟังแค่จาก ผู้ขายที่มานำเสนอ เพราะเค้าต้องเน้นขายของๆเค้าอยู่แล้ว และอย่าแค่ฟังจากเพื่อนที่ใช้อยู่อย่างเดียว หรืออ่านจากทางพันทิปเอา เรื่องนี้ถ้าพลาดแต่แรกก็ยาวเลยเหมือนติดกระดุมเสื้อผิด จะเป็นภาวะกลืนไม่เข้าคายก็ไม่ออก

ยิ่งโดยเฉพาะจ่ายเงินค่าลงระบบไปแล้วหลายงวด น้องๆในบริษัทก็ลงมือใช้มาได้หลายเดือนแล้ว ทีนี้เวลาจะใส่เกียร์ถอยหลังอยากกลับไปใช้ระบบเดิมมันจะยิ่งลำบากทวีคูณ

2.คนเก่งการใช้ระบบ ไม่ใช่จะเก่งวางระบบด้วยเสมอไป:

ลูกน้องที่เก่งงานที่ทำผ่านระบบ ไม่ได้หมายความว่าจะเก่งเรื่องการวางระบบเสมอไป แน่นอนว่าคนเก่งการใช้ระบบย่อมมีแต้มต่อมากกว่าคนที่แค่ใช้ระบบง่ายๆ ก็ยังทำไม่ได้อยู่แล้ว

การลงระบบนั้นใช้ความเข้าใจในเรื่องระบบทางเดินเอกสาร, ผังบัญชีและการวิ่งของข้อมูลอย่างมาก สุดยอดมือ excel ในออฟฟิศเราก็อาจเป็นแค่เด็กอนุบาลเมื่อต้องเจอกับระบบ ERP ใหม่ที่เราเอามาใช้

ดังนั้นข้อควรระวังก็คือการเอางานวางระบบไปให้คนที่ไม่มีความเชี่ยวชาญโดยตรงทำ ถือเป็นการสร้างวิบากกรรมให้ลูกน้องคนนั้นของคุณอย่างมาก

3.ทีมบัญชีและการเงินไม่แข็งพอ อย่าเพิ่งลง ERP:

ตามนั้นเลยครับ เสมือนเอาเฟอรารี่ไปให้แม่บ้านขับไปจ่ายตลาด มีระบบแต่หาทางเข้าแต่ละระบบไม่เป็น ไม่เน้นเรื่องการนำเข้าข้อมูลให้ถูกมากพอ ให้ระบบดีระดับเทพเจ้าแค่ไหนข้อมูลสุดท้ายก็ผิดแน่นอนตามหลัก garbage in, garbage out

ดังนั้นการมีทีมงานทางด้านบัญชีและการเงินที่มีความแข็งแรงพอถือเป็นพื้นฐานที่จำเป็นพอสมควรเพื่อก้าวสู่การปรับเปลี่ยนระบบให้สำเร็จ เพราะทีมนี้โดยทั่วไปจะเป็นทีมที่ใช้งานระบบนี้มากที่สุดในในการบันทึกและประมวลผลรายงานที่สำคัญของบริษัทออกมา

4.ทีมขายระบบกับทีมลงระบบ คือคนละคน:

ความเก่งฉกาจในการนำเสนอของทีมขายที่มานำเสนอระบบกับเราตอนยังไม่ได้ซื้อ ไม่ได้แปรผันตามความเก่งของทีมลงระบบเสมอไป และตัวผู้จัดการโครงการจากบริษัทผู้ขายที่มาคุมทีมคือคนที่คุณต้องฝากทุกสิ่งทุกอย่างไว้กับเค้า

ดังนั้นต้องคิดและดูให้ดีๆ ก่อนจะตัดสินใจเลือก ให้ดีควรจะเช็คย้อนหลังไปให้ได้ถึงโปรเจคที่คนนี้หรือทีมนี้เคยทำแล้วมีประวัติความสำเร็จเป็นอย่างไรด้วยจะยิ่งดีที่สุด เพราะเมื่อเซ็นสัญญาจ่ายเงินไปแล้ว เราคือคนที่ต้องรับผลของมันเต็มๆ ถ้าดีก็ดีไป แต่ถ้ามีปัญหาแล้วเค้าไม่ช่วยเรามากพอ ชีวิตจะยุ่งเหยิงมากครับ

5.ERP ไม่ใช่โปรแกรมโฟโต้ชอปที่ว่าต้องทำได้ทุกอย่างตามที่จะคิดอยากให้เป็น:

ตรงกันข้าม บางเรื่องระบบ ERP ก็อาจจะมีความยืดหยุ่นน้อยมากและไม่สามารถปรับแก้ได้

และหากต้องการที่จะพัฒนาระบบย่อยบางอย่างของ ERP ให้ตรงตามสิ่งที่เกิดขึ้นภายในองค์กรของเรา อาจต้องเริ่มตั้งแต่การให้รายการความต้องการให้ครบถ้วนก่อน และควรจะดูผลที่เกิดขึ้นในเชิงลูกโซ่ให้ดีก่อน เพราะหากบริษัทที่เราว่าจ้างมาลงมือเขียนและปรับให้คุณแล้วการจะกลับไปแก้อาจทำไม่ได้และต้องโละทำใหม่ ซึ่งแปลว่างบคุณจะปลายบานอย่างไม่คาดคิด

6.มีเงินซื้อ ERP ได้ แต่ซื้อวัฒนธรรมองค์กรให้ใช้ระบบไม่ได้:

ข้อนี้ถือเป็นการวัดความสามารถของ CEO และระดับบริหารในบริษัท เพราะการยกเครื่องเปลี่ยนระบบนั้นไม่เหมือนขายรถคันเก่าแล้วไปถอยรถคันใหม่แล้วขับไปเที่ยวได้เลย หากมีระบบดีๆ แต่ ทำให้ทีมงานเข้าใจและเดินหน้าไปพร้อมๆกับระบบไม่ได้สุดท้ายคุณจะพบกับความยุ่งเหยิงอย่างมาก เพราะซื้อระบบดีๆ มาแต่พนักงานต่อต้านก็รังแต่จะเสียหาย หรือไม่ต่อต้านแต่ก็ไม่ได้ให้ความร่วมมือมากพอในการใช้และพัฒนาระบบไปพร้อมๆกัน สุดท้ายก็ไม่เกิดผลตามวัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุดของระบบ ERP ซึ่งก็คือประสิทธิภาพ

การมีแต่ระบบ แต่ไม่มีคนนำเข้าข้อมูลและประมวลผลออกมาอย่างสม่ำเสมอตามที่ควรจะเป็น ก็จะไม่ต่างกับการไม่มีระบบครับ

7.อดทน อย่าคิดเอาแต่ได้ แต่อย่าประนีประนอมมากไป และอย่าท้อถอยละทิ้งเป้าหมาย:

คงไม่แปลกที่เจ้าของบริษัทและผู้ลงทุนนั้นมักจะมีความใจเร็วด่วนได้ อาจจะแถมเปลี่ยนใจง่ายเข้าไปด้วยอีกอย่าง ซึ่งอาจจะเป็นผลดีในบางเรื่องที่ต้องอาศัยการตัดสินใจและลงมือที่ต้องรวดเร็วเพื่อไม่ให้พลาดโอกาสทางการแข่งขัน แต่สำหรับการพัฒนาระบบให้ใช้งานได้สำเร็จนั้นต้องอาศัยความสุขุม รู้จักฟัง และใจเย็นอย่างยิ่ง

การยกเครื่องระบบทั้งองค์กรเหมือนต้องขี่จักรยานทางไกลเป็นหมู่คณะผู้นำทีมต้องนำและกระตุ้นทีมให้ตามให้ทัน แต่การประนีประนอมจนเกินไปก็ทำให้การเดินหน้านั้นอ่อนแอ ทว่าการดึงดันว่าทุกอย่างต้องเป็นไปอย่างที่สั่งแต่ขาดการรับฟังและช่วยแก้ปัญหากับทีมงานในบริษัทมีแต่จะทำให้บรรยากาศแย่ลง ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นจำไว้เสมอว่า ERP ก็แค่ระบบคอมพิวเตอร์ธรรมดาๆอันนึง ไม่มีใครลงระบบไม่สำเร็จ มีแต่คนเลิกล้มกลางทางเท่านั้นครับ มองให้บวกเข้าไว้ เข้าใจซะว่าทุกอย่างต้องให้เวลา ถ้าทำถูกวิธีเดี๋ยวผลก็มาเอง

8.ลงระบบเรียบร้อยแล้ว ไม่ใช่จะอยู่ไปตลอดกาล:

ระบบ, องค์กร และคน ต้องก้าวไปพร้อมๆกันกับการเติบโต ระบบที่เราใช้งานในวันนี้อาจจะไม่พอรองรับกับงานที่เราขยายขึ้นในอนาคต นอกจากนี้ก็อาจไม่ทันกับแผนกที่งอกขึ้นมาและจำนวนคนที่มากขึ้น ดังนั้นระบบต้องมีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา

จึงต้องทำใจและเข้าใจว่า ระบบที่ดีมากของเราในวันนี้ อาจจะไม่ดีพอสำหรับวันหน้าแล้วก็ได้ ต้องเปิดใจเรียนรู้เสมอและไม่ยึดติด เพราะการยึดติดเอาระบบเป็นแกนหลักเพียงอย่างเดียวก็จะมีโอกาสทำให้องค์กรเราล้าหลังทางด้านความเร็วในการแข่งขันไปโดยไม่รู้ตัวก็ได้ดั่งเช่นระบบราชการที่เราคุ้นเคยกันดี

9.ต้องคำนึงถึงโครงสร้างพื้นฐานอื่นด้วย:

ลำพังการซื้อระบบ ERP มาเฉยๆ นั้นไม่พอ บริษัทจำเป็นต้องมีการใช้เซิร์ฟเวอร์ที่มีประสิทธิภาพพอ (ซึ่งในปัจจุบันนิยมการใช้ cloud) รวมถึงความเร็วของอินเตอร์เน็ท, สเปคของเครื่องคอมต่างๆ, การจัดการเรื่องการสำรองข้อมูล, จำนวนและการกำหนดสิทธิของผู้ใช้งาน ฯลฯ อีกมากมาย ซึ่งทั้งหมดล้วนแต่ต้องเป็นค่าใช้จ่ายเกือบทั้งนั้น

ดังนั้นก่อนที่จะเลือกระบบมาใช้ ควรจะคำนึงและวางแผนองค์ประกอบต่างๆ เหล่านี้ให้ครอบคลุมก่อนเพื่อป้องกันงบบานปลายและการเลือกใช้องค์ประกอบที่ไม่เข้ากัน

ปัญหาที่ผมเขียนข้างบนเป็นแค่ตัวอย่าง การจะก้าวข้ามไปได้ CEO ต้องเดินนำทัพพร้อมกับเดินเคียงข้างไปกับทีมงาน การบังคับขู่เข็นทีมงานอย่างเดียวไม่ช่วยให้อะไรดีขึ้น ยิ่งถ้าเป็นแค่ SME ที่ไม่ได้มีคนจำนวนมากๆ มีแผนกหลากหลายให้กระจายงานได้กว้างขวาง ตัว CEO เองต้องลงรายละเอียดเพื่อเข้าใจถึงระบบของแต่ละแผนก ถ้าสั่งอย่างเดียวแล้วนั่งดู โอกาสได้แต่ลงระบบแต่ไม่ได้ใช้งานนั้นจะมีสูงตามไปด้วย

อย่างไรก็ดี ไม่ใช่ทุกบริษัทจำเป็นจะต้องใช้ระบบ ERP และระบบ ERP ที่ดีที่สุดของที่หนึ่งก็ไม่ได้แปลว่าจะดีที่สุดสำหรับอีกที่หนึ่ง ดังนั้นก่อนจะเลือกว่าเราควรใช้ระบบ ERP หรือยังก็ควรปรึกษาผู้ที่พอให้คำแนะนำเราได้ก่อนจะดีที่สุดเพื่อให้การลงทุนนั้นเกิดผลดีที่สุดต่อองค์กรของเรา เพราะบางกิจการก็ไม่มีความจำเป็นต้องใช้ระบบที่ใหญ่และซับซ้อนอย่าง ERP เลย

สุดท้ายนี้ ในโลกแห่งความไม่แน่นอนรวมถึงการเข้ามาของเทคโนโลยีนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคงเป็นเรื่องการไม่หยุดอยู่กับที่และการรู้จักพัฒนาให้ทันกับการแข่งขัน โดยเรื่องระบบนั้นเป็นเพียงหนึ่งในองค์ประกอบเพียงแต่อาจจะมีความสำคัญในอันดับต้นๆ

แต่สิ่งที่สำคัญเหนืออื่นใดก็คือตัวเราเอง ที่ต้องเปิดกว้างและไม่หยุดเรียนรู้ เพื่อไม่ให้สุดท้ายต้องโดนทิ้งอยู่ท้ายขบวนของการแข่งขันครับ

#ERP