EP 23 : COVID 19 รอบสองนี้ชาวออฟฟิศจะทำอะไรดี

ชาวออฟฟิศที่ไม่ถูกเลิกจ้างหรือถูกลดเงินเดือนใน Locked Down รอบก่อน ถือว่าโชคดีที่ได้ทำงานในองค์กรที่มีผลกระทบน้อย ตอนนี้ ท่านอาจจะกำลังคิดว่า จะทำอะไรให้ดีขึ้นกว่าคราวก่อนหากต้องเจอ Locked Down รอบสอง หรือ ต้องถูก Work From Home หรือต้องไปทำงานแต่แทบไม่มีงานให้ทำ

แน่นอนว่าหลายคนกำลังคิดว่า จะใช้เวลาให้มีประโยชน์มากขึ้นกว่าการทำอาหารและดูซี่รี่ละครต่างๆ รวมไปถึงการพยายามออกกำลังกายอย่างจริงจัง และสาวๆ หลายคนก็ได้รีบไปตัดผม หรือแม้แต่นัดทำศัลยกรรมทันทีเมื่อเริ่มมีกระแสว่าจำนวนผู้ติดเชื้อ COVID 19 เริ่มสูงขึ้นเพื่อเตรียมความพร้อมหากรัฐบาลประกาศปิดสถานบริการเหล่านั้น

การเรียนคอร์สออนไลน์เป็นอีกหนึ่งกิจกรรมฮิตที่หลายคนพยายามทำแต่ไม่สำเร็จในรอบที่แล้ว บ้างก็สั่งซื้อมาเก็บไว้หลายคอร์ส ว่าจะทะยอยเรียน แต่ยังไม่ได้เริ่มเลย บ้างก็พยายามจะเรียนแต่ก็ไม่เข้าใจหรือไม่ทราบว่าจะต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์หรือโปรแกรมมาติดตั้งเพิ่มก่อนจึงจะฝึกตามได้ จนต้องยอมรับความจริงว่า คอร์สออนไลน์จำนวนมากไม่สามารถเรียนได้ด้วยตนเองหากไม่มีพื้นฐานมาก่อนแม้โฆษณาจะบอกว่า “ใครๆ ก็เรียนได้” “In Box มาถามได้ทุกเมื่อ”

แล้วอะไรหล่ะ ที่เราน่าจะทำได้ในช่วงสถานการณ์ไม่ปกตินี้? 

สิ่งใกล้ตัวที่ดิฉันอยากจะแนะนำสำหรับพนักงานในองค์กรให้ใช้เวลาทำงานให้เกิดประโยชน์ต่อตัวท่านเอง และไม่ถือเป็นการเบียดเบียนเวลางานขององค์กร คือ

1. ฝึกการสร้างฐานข้อมูล

นำข้อมูลที่อยู่ในกระดาษ หรือในโปรแกรม Microsoft Word มาบันทึกลงโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อเป็นฐานข้อมูลที่จะนำไปฝึกวิเคราะห์ หรือพร้อมนำไปเชื่อมต่อกับระบบดิจิตัลต่างๆ ในอนาคต  เพราะหากเราไม่มีฐานข้อมูลในรูปแบบดิจิตัล ต่อให้องค์กรลงทุนซื้อระบบที่ดีเลิศขนาดไหนมาก็จะเป็นการลงทุนที่สูญเปล่า ควรใช้เวลาที่ค่อนข้างว่างในช่วงนี้ นำข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับลูกค้า ผลิตภัณฑ์ ค่าใช้จ่ายต่างๆ บันทึกลงคอมพิวเตอร์ และถือโอกาสนี้เรียนรู้หลักการสร้างฐานข้อมูลที่ถูกต้อง เช่น สินค้าเดียวกันจะต้องพิมพ์แบบเดียวกันเท่านั้น  การพิมพ์แต่ละส่วนของข้อมูล เช่นชื่อ กับ นามสกุล แยกกันเป็นคนละฟิลด์ดีกว่าพิมพ์ไว้ด้วยกัน การตั้งชื่อหัวข้อของแต่ละฟิลด์ ไม่ควรเว้นวรรค และไม่ควรใช้ชื่อซ้ำกัน เป็นต้น

จะทราบว่าตนเองทำฐานข้อมูลได้ดีพอสมควรหรือไม่ ให้ทดลองใช้ฟังค์ชั่น PIVOT ในโปรแกรม Microsoft Excel ดูว่าสามารถนำไปประมวลผลได้ง่ายหรือไม่

2. เรียนภาษาอังกฤษจากงานของตนเอง

หลายคนลงเรียนคอร์สภาษาอังกฤษหลายครั้งแต่ก็ยังใช้การไม่ได้ นั่นอาจเป็นเพราะเนื้อหาคำศัพท์ที่เรียนไม่ตรงกับการใช้งานจริง เมื่อไม่ค่อยได้มีโอกาสใช้ก็จะลืมได้ง่าย

แนะนำว่าให้นำเอกสารที่เป็นภาษาอังกฤษที่เกี่ยวกับงานของตนเองมาอ่านทำความเข้าใจ และฝึกสังเกตส่วนประกอบของแต่ละประโยคว่าใช้ Tense อะไร ทำไม่จึง เติม -ed -ing -ly และทำสมุดจดคำศัพท์ของตนเองไว้ทบทวนด้วย

สำหรับผู้ที่ภาษาอังกฤษ ไม่แข็งแรงแต่ต้องการดูดีแบบทางลัด เช่น ตอบอีเมลล์สั้นๆ ได้ สิ่งที่ทำได้ในช่วงนี้ คือ หาตัวอย่างของประโยคที่เราจำเป็นต้องใช้บ่อย โดยการสืบค้น หรือสอบถามเพื่อนร่วมงาน หรือทดลองเขียนแล้วให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจให้ ก็จะทำให้เราเรียนรู้ได้เร็ว และตรงกับการใช้งานจริง เกิดความมั่นใจในการใช้มากขึ้น

3. ปรับปรุงความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน

ในห้วงเวลาเช่นนี้ แม้บริษัทที่แกร่งเพียงใดก็คงอดไม่ได้ที่จะเริ่มประเมินคัดกรองว่าใครคือพนักงานที่บริษัทไม่จำเป็นต้องรักษาไว้หากจำเป็นต้องลดขนาดลงในอนาคต

บุคคลที่มีความเสี่ยงสูง คือพนักงานที่มีคนทดแทนได้ ซึ่งเป็นโอกาสให้บริษัทสามารถเลือกเชิญออกโดยไม่มีผลกระทบต่อการดำเนินงาน หากท่านอยู่ในกลุ่มเสี่ยงนี้ สิ่งที่ควรทำอย่างยิ่งคือไม่เพียงแต่ต้องตั้งใจทำงาน ท่านจะต้องเป็นเพื่อนร่วมงาน (หรือลูกน้อง หรือเจ้านาย) ที่ดี มีความยืดหยุ่น ไม่เม้าท์เรื่องผู้อื่นทั้งต่อหน้าและลับหลัง มีจรรยาบรรณในการทำงาน เพราะเสียงสะท้อนจากเพื่อนร่วมงานมีผลต่อการประเมินเช่นกันไม่ทางตรงก็ทางอ้อม

หากได้เผลอทำไปแล้ว ควรลด ละ เลิก และหาโอกาสขอโทษคู่กรณี (โดยเฉพาะกับเจ้านาย) เป็นการส่วนตัวเพื่อปรับสถานะการยอมรับของท่านในทีมโดยด่วน ก่อนจะสายเกินไป

ขอให้ทุกท่านโชคดี ปลอดภัย และแกร่งขึ้นจากสถานการณ์ไม่ปกตินี้

โดย ดร.วรัญญา อัจฉริยะชาญวณิช

Change Tutor – นักพัฒนาดาวเด่นในองค์กรแบบพุ่งเป้า

Founder & Managing Director, Wintegrate 99 Co., Ltd.

DCP 266/19, Certified Project Management Professional of PMI

ผู้แต่งหนังสือ The Change Tutor – จะเรียกดิฉันว่าหมอดูก็ได้ถ้าคุณยอมเปลี่ยน

4/1/2564

ขอบคุณภาพประกอบจาก: <a href=”https://www.freepik.com/photos/people”>People photo created by nakaridore – www.freepik.com</a>