ถ้าคุณเป็นเลขาการประชุมแล้วได้รับรู้ว่ากำลังจะมีการเปลี่ยนแปลงนโยบายขององค์กรที่จะกระทบผลประโยชน์ของพนักงานทุกคนรวมถึงตัวคุณเองด้วย คุณจะทำอย่างไร
เหตุการณ์จำลอง คือ องค์กรแห่งหนึ่งปฏิบัติหน้าที่ต่างๆ ตามนโยบายของคณะกรรมการซึ่งเปลี่ยนทุกๆ วาระ 4 ปี อยู่มาวันหนึ่ง มีการประชุมลับเรื่องความเหมาะสมของระเบียบการปรับเงินเดือน และเกณฑ์การเลื่อนตำแหน่งของพนักงานประจำ ซึ่งกรรมการได้จ้างที่ปรึกษาภายนอกเป็นผู้วิเคราะห์และนำเสนอ จากสถานการณ์ปัจจุบันทำให้ปัจจัยต่างๆ ภายนอกองค์กรมีแต่ทางลบ ไม่ว่าจะเป็นการระบาดของโรคโควิด 19 เรื่องของสภาวะสังคมสูงวัย และเรื่องของหนี้สาธารณะของประเทศ ทำให้ข้อเสนอแนะของที่ปรึกษามีแต่การปรับลดผลประโยชน์พนักงานและการขันน๊อตกฎเกณฑ์การประเมินต่างๆ
ตัวอย่างสุดโต่งแรก คือ เมื่อประมวลด้วยตนเองว่าไม่เป็นธรรม ก็ตัดสินใจยกมือในที่ประชุมแล้วทักท้วงกรรมการแทนเพื่อนร่วมงานทันทีว่า ทำเช่นนั้นไม่ได้เพราะเป็นการรอนสิทธิ์พนักงาน โดยให้เหตุผลว่าทุกคนได้ทราบเกณฑ์การปรับเงินเดือนของตนตั้งแต่ตอนตัดสินใจเข้าทำงาน การเปลี่ยนแปลงนี้ถือว่าเป็นการลดสวัสดิการของพนักงาน ผิดกฎหมายแรงงานแน่นอน และพยายามหาเหตุผลสนับสนุนต่างๆ มาเพื่อยับยั้งกางพิจารณาให้ได้ ซึ่งตนจะรู้สึกภูมิใจที่ได้ช่วยรักษาสิทธิ์ของเพื่อนร่วมงานทุกคน
หากทำเช่นนี้ แม้ว่าคุณอาจจะระงับการพิจารณาครั้งนี้ได้สำเร็จ แต่ตัวคุณเองจะถูกมองว่าไม่เข้าใจบทบาทหน้าที่ และแสดงความคิดเห็นอย่างไม่เหมาะสม โทษร้ายแรงสุดคืออาจได้รับจดหมายเตือน หรืออาจถูกโยกย้ายไม่ให้เป็นเลขาการประชุมของคณะกรรมการอีกเลย ความก้าวหน้าในสายงานก็คงดับไปด้วย
ตัวอย่างที่สองที่ยอดฮิต คือ รักษาความน่าเชื่อถือของตนเอง นิ่งเงียบในที่ประชุม แต่เมื่อพ้นห้องประชุมก็แสดงความรักเพื่อนร่วมงานด้วยการเล่าเรื่องทุกอย่างให้เพื่อนรักฟัง แล้วสั่งว่าอย่าบอกต่อเด็ดขาด ซึ่งในอีกไม่นานก็จะทราบกันไปทั่วองค์กร แล้วปล่อยให้กลุ่มผู้กล้าตัวจริงไปขอเจรจากับคณะกรรมการอีกที
หากทำเช่นนี้ คงทำให้ตำแหน่งของคุณยังคงอยู่ตราบเท่าที่องค์กรยังตรวจสอบไม่พบว่าความลับจากห้องประชุมหลุดออกมาจากใคร แต่หากสิ่งที่ถูกเล่าจากคุณถูกแปลงสารไปจนสร้างความเกลียดชัง หรือความวุ่นวายขึ้นในองค์กร เมื่อใดที่มีการตรวจสอบจนพบ คุณอาจจะได้รับใบแดง หรือจดหมายเลิกจ้างพร้อมด้วยเหตุผลว่าสร้างความเสียหายร้ายแรงให้กับองค์กร จึงไม่มีสิทธิ์รับเงินชดเชย
ตัวอย่างสุดโต่งอีกขั้ว คือ เชื่อมั่นในคุณวุฒิของคณะกรรมการว่าน่าจะกลั่นกรองทุกเรื่องได้ดีแล้ว ตนมีหน้าที่เพียงจดรายงานการประชุม น้อมรับนโยบายและปฏิบัติตามให้ดีที่สุด พร้อมทั้งรักษาความเป็นมืออาชีพโดยการเก็บทุกเรื่องเป็นความลับไม่เปิดเผยต่อใคร ให้ทุกคนได้ทราบจากประกาศเมื่อถึงเวลาเอง
การทำเช่นนี้ ถือเป็นสิ่งที่องค์กรประสงค์สูงสุดจากเลขาการประชุมและปลอดภัยกับตัวคุณที่สุดแน่นอน
แต่ถ้าคุณอยากทำได้ดีกว่านั้น ขอแนะนำว่า หลังจากประชุมแล้ว ให้คุณลองศึกษาเอกสารการประชุมโดยละเอียดอีกครั้งว่า มีสมมุติฐานใดไม่สะท้อนความเป็นจริงหรือไม่ เช่น การตั้งสมมุติฐานว่างบประมาณขององค์กรจะคงที่ตลอดไป ซึ่งในความเป็นจริงน่าจะเติบโตขึ้นตามอุตสาหกรรม หรือสมมุติฐานว่าขอบเขตของงานองค์กรจะเป็นเช่นเดิมตลอดไป ซึ่งในความเป็นจริงอาจเพิ่มขึ้นได้ และศึกษาแง่มุมกฎหมายให้แน่ใจว่ามีแง่มุมใดที่จะทำให้องค์กรสุ่มเสี่ยงต่อการฝ่าฝืนกฎหมายใดๆ หรือไม่ รวมถึงการทำบทวิเคราะห์เปรียบเทียบข้อดี ข้อเสียของการประกาศกฎใหม่นั้น ทั้งในแง่ที่เป็นตัวเลข และในแง่คุณภาพ เช่น ขวัญกำลังใจและความศรัธทาในทีมผู้บริหารซึ่งจะส่งผลถึงคุณภาพการทำงานของพนักงานโดยรวม
เมื่อคุณเองมั่นใจว่าข้อมูลที่คุณได้นั้นเชื่อถือได้ คุณควรนำไปเสนอต่อผู้บังคับบัญชาของคุณที่ได้ร่วมประชุมด้วยให้พิจารณา เพื่อนำไปเสนอต่อคณะกรรมการอย่างไม่เป็นทางการ หากข้อมูลของคุณเป็นประโยชน์ต่อองค์กรจริง อาจมีการจัดประชุมเพื่อแก้ไขการพิจารณานั้นก็เป็นไปได้ และคุณจะมีความสุขกับการเป็นคนปิดทองหลังพระที่มีคนสำคัญยืนมองอยู่ ซึ่งคนผู้นี้อาจจะเห็นแววให้คุณช่วยตรวจเอกสารต่างๆ ก่อนเข้าประชุมจะได้ไม่ต้องมาตามแก้ทีหลังอีกก็ได้ แล้วอนาคตคุณจะไม่เป็นแค่เลขาการประชุมแน่นอน แต่ทั้งนี้ต้องเผื่อใจว่าสิ่งที่ทำไปนั้นอาจจะไม่ได้รับการพิจารณาเลยก็ได้ ให้ถือเป็นโอกาสได้รู้ว่าองค์กรคาดหวังให้คุณเป็นเลขาแบบใด
ขอบคุณภาพประกอบจาก: Photo by Kristina Flour on Unsplash
………………
โดย ดร.วรัญญา อัจฉริยะชาญวณิช
Change Tutor – นักพัฒนาดาวเด่นในองค์กรแบบพุ่งเป้า
Founder & Managing Director, Wintegrate 99 Co., Ltd.
DCP 266/19, Certified Project Management Professional of PMI
ผู้แต่งหนังสือ The Change Tutor – จะเรียกดิฉันว่าหมอดูก็ได้ถ้าคุณยอมเปลี่ยน
02/03/2564
