สูตรแยมมะกรูด..แยมสมุนไพรดีต่อสุขภาพ ทำทานได้ ทำขายก็รวย

หลายองค์กรมีปัญหาประชุมยืดเยื้อแต่งานไม่เดิน หรือประชุมแล้วมีแต่ความเงียบ ประธานฯ เลยเลิกจัด ตัดสินใจเองทุกอย่างไปเลย ผลคือ ไม่มีการพัฒนาจากพนักงาน ยิ่งนานไปก็จะมีแต่ deadwood หรือพนักงานที่ไม่กล้าแสดงความคิดเห็นเต็มองค์กร

ก่อนอื่นต้องขอชี้แจงก่อนว่า เรากำลังพูดถึง การประชุมเพื่อให้เกิดการทำงานหรือการแก้ปัญหาที่แท้จริง ไม่ใช่การประชุมที่เป็นทางการเพื่อใช้รายงานการประชุมเป็นหลักฐานทางกฎหมาย อย่าง การประชุมผู้ถือหุ้น หรือการประชุมกรรมการบริษัท ซึ่งมักจะมีรูปแบบตายตัวที่เน้นความเป็นทางการ

สำหรับการประชุมให้ได้งาน สิ่งสำคัญ
1. ควรกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า

เพื่อให้ทุกคนทราบถึงความจำเป็นที่จะต้องช่วยกันกระชับเวลา และอนุญาตให้ผู้ที่มีธุระอื่นออกจากห้องประชุมได้ทันทีเมื่อหมดเวลาประชุมที่แจ้งไว้ การทำเช่นนี้สม่ำเสมอ จะค่อยๆ ทำให้ทุกคนรักษาเวลาซึ่งกันและกัน และทำให้การประชุมจบตามกำหนดได้

2. ประธานการประชุม หรือ หัวหน้าโครงการ

ผู้เปิดการประชุม ควรมอบหมายให้มีผู้ดำเนินการประชุม เช่นเลขา หรือ ให้ผู้เข้าร่วมผลัดเวียนกัน เป็นผู้ดำเนินการประชุม โดยประธานฯ วางตนเป็นผู้ฟังการรายงานของผู้รับผิดชอบ แล้วตั้งคำถาม ตัดสินใจ และมอบหมายงาน โดยไม่ลืมที่จะกำหนดวันส่งงาน หากมีเรื่องใดมีความจำเป็นต้องอธิบายรายละเอียดนานเป็นพิเศษ ประธานฯ ควรมอบหมายให้แยกประชุมเฉพาะเรื่องกับเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องให้เสร็จสิ้นภายในเมื่อไหร่ และนำผลมารายงานในที่ประชุมครั้งต่อไป

การประชุมมักจะยืดเยื้อเมื่อประธานฯ เล่นบทเป็นผู้พูดหลัก และเผลอเป็นผู้สอน จนทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม ขาดความรู้สึกร่วมในการแสดงความคิดเห็น และขาดความรับผิดชอบในผลงานของตนเอง และอาจจะกลายเป็นเพียงผู้ปฏิบัติตามคำสั่งของประธานเท่านั้น

3. เลขาการประชุม

หรือ อาจเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการประชุม มีหน้าที่สรุปสิ่งที่ประธานฯ มอบหมาย ทำเป็นลิสต์ว่ามีเรื่องอะไรบ้าง ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และกำหนดเสร็จสิ้นภายในเมื่อไหร่ แล้วส่งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมรับทราบโดยเร็วที่สุด เช่นไม่เกินช่วงเช้าของวันถัดไป ซึ่งการทำเช่นนี้มีความสำคัญยิ่งกว่าการทำรายงานการประชุมให้เสร็จสมบูรณ์ เพราะถือเป็นการแจกการบ้านที่ผู้รับผิดชอบควรรับรู้ให้เร็วที่สุด เพื่อที่จะไม่มีข้ออ้างของการไม่มีงานมาส่งในการประชุมครั้งถัดไป ในการประชุมครั้งต่อไป ก็ควรเริ่มด้วยการรายงานความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมาย รายการใดยังไม่เสร็จสิ้นก็ห้ามนำออกจากลิสต์ และต้องชี้แจงเหตุผลของความล่าช้า เพื่อให้ประธานฯ แสดงบทบาทว่า จะสนับสนุนได้อย่างไร เช่น เพิ่มคน หรือสั่งการให้ฝ่านใดให้ความช่วยเหลือ หรือ ยกเลิกรายการนั้น หากเห็นว่าไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป

จะเห็นว่าสิ่งที่แนะนำไปนั้น ไม่ใช่เรื่องยากในการปฏิบัติจริง เราเพียงเคยชินกับการพูดคุยกันแบบเจ้านาย ลูกน้องอย่างไม่มีรูปแบบเท่านั้น เจ้านายก็คิดว่าพูดแล้วลูกน้องจะไปทำ ส่วนลูกน้องไม่เห็นเจ้านายติดตามงานก็คิดว่าคงไม่จำเป็นหรือลืมทำจริง ๆ การสร้างรูปแบบและเงื่อนไขการประชุม เล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นนี้ จะช่วยทำให้แต่ละคนจำเป็นต้องแสดงความรับผิดชอบ ส่วนการกำหนดเวลาประชุมและวันส่งงาน จะช่วยฝึกให้ทุกคนทำงานอย่างมีเป้าหมาย เมื่อทำจนเป็นกิจวัตรจะเกิดวัฒนธรรมของการทำงานที่เพียงทำเช่นนี้ไปเรื่อย ๆ ก็เห็นพัฒนาการขององค์กร หรืออย่างน้อยจะลดปัญหาเดิม ๆ ที่พูดแล้วพูดอีกแต่ไม่มีคนจัดการลงไปได้

นอกจากนั้น เอกสารที่ใช้รายงานความคืบหน้า ยังสามารถนำมาเป็นหลักฐานในการประเมินผลงานของผู้เข้าร่วมได้อีกด้วย ว่าเข้าประชุมสม่ำเสมอ และส่งงานตามที่ได้รับมอบหมายตรงเวลาทุกครั้งหรือไม่

สิ่งสำคัญที่จะทำให้การประชุมรูปแบบนี้ช่วยผลักดันองค์กรได้จริง คือ การเน้นที่การมอบหมายและติดตามงาน มากกว่าการพยายามชี้แจงเหตุผล หรือหาคำตอบในที่ประชุม และการเขียนรายละเอียดของการประชุมอย่างในการจดรายงานการประชุมทั่วไป

……….

โดย ดร.วรัญญา อัจฉริยะชาญวณิช

Change Tutor – นักพัฒนาดาวเด่นในองค์กรแบบพุ่งเป้า

Founder & Managing Director, Wintegrate 99 Co., Ltd.

DCP 266/19, Certified Project Management Professional of PMI

ผู้แต่งหนังสือ The Change Tutor – จะเรียกดิฉันว่าหมอดูก็ได้ถ้าคุณยอมเปลี่ยน

Read more